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百货超市管理之采购人员培训资料大全
作者:管理员    发布于:2014-08-16 08:42:40    文字:【】【】【

采购部资料

一、采购人员的职业道德及行为规范

采购人员必须具备良好的商业道德和个人品质。具有良好的个人心智素质,有一定的专业知识和实际操作经验,要熟识商品采购管理的程序、规章制度及相关法规,要有较强的市场分析及鉴别商品的能力,采购人员的职业道德及行为规范包括:

1、为公司负责,要以公司利益为上,不泄露公司秘密,不断充实自己,虚心好学,不做违法、违规的事情。

2、与供应商建立良好的关系,对供应商不存偏见,应一视同仁,公事公办。在处理业务时应对事不对人,在可能的范围内协助供应商及获得供应商的配合与信任,不接受供应商的钱物和吃请,并得到供应商的敬重。

3、与公司各部门建立良好的工作关系,并团结同事,不受权力胁迫而影响公正判断。

4、与人保持平等地位,不卑不亢,做事尽力而为,以求心安,非必要不和他人作无谓的争辩,与人无争,与人无怨。

5、遵守国家法规及行业规则。

6、树立“采购为销售服务”的观念,要主动了解商品的销售情况,带去了解同行业,取长补短。

二、采购部的主要工作内容

1、负责制定公司的年度、季度、月度经营计划。

2、负责合同的签订,并追踪落实合同的执行情况。

3、自提商品要管理好各种相关的有效凭据。

4、与供应商及公司各部门保持正常的沟通。

5、根据销售情况,做出相应商品结构,淘汰滞销、不适销、质差商品,及时引进季节性、时令性、时尚性的适销产品。

6、商品质量关,杜绝质次假冒,伪劣商品进入卖场销售。

7、配合做好公司组织的各种促销活动,关根据节假日制定商品的促销计划。

8、以系统数据为基数,对商品的进、销、存进行分析,做到商品无脱销、库存积压小。

三、采购部各岗位职责

(一)采购主管岗位职责

1、了解并贯彻公司的经营方针,组织各分部根据年度、季度、月度制定经营计划,确保公司各项指标的完成,对总经理和副总经理负责。

2、督促各分部采购人员进行沟通,按量完成本职工作,防止出现各类责任事故。

3、组织各采购人员按质、按量完成公司各项工作任务。

4、负责商品与结构调整,定期进行商品分析,及时调整商品结构,淘汰滞销,不适销商品,使商品结构始终保持最佳状态。

5、组织采购人员进行市场调查与分析,每周不少于一次,根据市场变化应快速对商品进行调整。

6、商品价格管理,有权对商品进货价格与销售价格提出调整意见,要确保商品的平价形象。

7、在公司与员工之间进行沟通,使采购人员明确公司的意图及各种规定。

8、对各采购人员的业绩进行评估,为公司发现及推荐人才。

9、经常保持与公司各职责部门的沟通,对公司监控的各项计划,应定期向公司汇报执行情况。

(二)采购人员岗位职责

1、协助部门主管完成公司下达的各项任务,并制定年度、季度、月度经营计划。

2、按照公司销售计划进行销售管理与分析,不断提高销售能力及销售毛利,确保按月实现销售计划。

3、负责日常商品补货,按商品销售量保持合理库存,无缺货、断货及空架现象,保证源充足。

4、定期进行商品分析,及时调整商品结构,淘汰滞销品种或清退品牌不适销的厂家,加大畅销品种的进货量和畅销品牌的引进力度,使商品结构和组合达到最佳状态。

5、针对周边主要竞争对手定期进行市场调查(每周12次)。调查内容包括:商品品种、商品价格、促销方式、陈列方式、内部管理等,依据市场调查进行分析,适时果断进行调整。

6、确保商品进行与售价最低,及时清理高价商品,保证商场低价形象。

7、制定年度、季度、月度滚动促销计划,有步骤地安排并加强促销的管理。

四、进货及招商业务管理

1、采购人员管理规定

1)采购人员必须时刻维护公司利益和公司形象,严格按照业务规范进行操作,在洽谈业务过程中,不得掺杂个人利益,不得损害公司形象,一经发现按公司有关规定予以处罚,情节严重者将追究其法律责任。

2)严格执行公司考勤制度,不迟到、不早退、上班不干私事。如有公事需外出,必须填写“人员外出单”并写明外出事由,交部门主管签字确认后方可外出。

3)每人每周参加卖场销售不少于1天,每月区域负责人开发的新品种不少于3种,每日营业前各采购必须到营业卖场检查商品销售情况及处理各种突发事件。

4)采购人员必须掌握商品销售情况,每月对自己负责区域的商品进行商品分析,以单品销售排行的方法,清退掉滞销、不适销商品、并以书面形式报部门主管。

5)采购人员必须掌握市场变化情况,每人每周必须进行不少一次的市场调查,根据调查情况进行分析并提出调整意见以书面形式报部门主管,快速进行调整。

6)每月在盘点过后的一星期,各区域负责的采购人员必须根据上月销售情况,库存情况拟定出下月商品经营计划和促销计划报部门主管。

7)采购人员在接到营运部门进、退货申报单后,各采购人员必须迅速拿出处理意见并通知供应商,市内供应商需在24小时内完成,市外供应商需在72小时完成,省外供应商需在7天时间内完成,特殊情况应及时向部门经理汇报。

8)采购人员应主动开展批发,接大宗购物的业务。

2、商品采购管理

1)进货原则

引进商品应以公司的经营定位为主体思路,分析其销售能力,坚持“以销定进、择优采购、保证效益”的原则。

以销定进——销售决定进货,但不能机械地销什么就什么,销多少就多少。要预测市场变化,做到进销适当,既不积压也不脱销,保持合理库存。

择优采购——采购商品前要进行市场调查,货比三家,及时掌握各方面行情,以选择商品,保证商品结构的合理性。

保证效益——商品的购进,要考虑商品的成本费用,资金的周转,利润及价格形象的保证,以提高更好的经济效益。

2)适时购进

抓住时机,对常年生产的季节性商品应顾及到销售的淡季、旺季,做到淡季少进,旺季多进。季节性商品应掌握季前多进,季中少进,并过季不存或不存。

3)质量保证

进货时一定全面了解所进商品是否货真价实,防止购进质次价高的商品,杜绝无产地、无商标、无出厂日期等假冒伪劣商品的进场销售。食品必须附有卫生许可证、质检报告等有效相关文件,商品上注有生产日期和保持期;电器必须附有合格证及电工认证,炉具、热水器必须附有燃气具销售许可证;进口食品必须附有海关的食品卫生证书和防伪标签,凡其它类别商品均须有产品质量合格证。

4)进货渠道

进货要多渠道、少环节。对主营的大类商品应直接与厂家签约订货。采购人员要对各供应商多方面的因素进行选择,包括供货的实力、结算方式、售后或产品跟踪服务、商品质量、市场占有率,同类产品的价格、经营管理、市场营销策略、价格折扣等。

5)进货方式

由采购部统一组织进货,依计划进行。商品采购应尽可能以本地供应商为主,方便送货、补货、退货、促销等方面的服务。畅销品种如供应商无法按时送货的,则需派采购人员外出采购。

6)进货标准

引进商品不滞销,经营品种不脱销,保证质量,价格合理。做到五不进,无证商品不进,质次商品不进,价格不合理的商品不进,渠道不明不正不进。

7)货业务控制

资金使用控制:

为减少经营风险,在洽谈同时,一般以租凭、保底、联营、代销为主。畅销商品必须购销时,则采用期结或翻单的方式,真正紧销商品,并有价格优势,才可用现购方式进货。

数据管理:

测定各商品的销售数量及销售金额,并区分畅销品与滞销品;计算商品周转率,周转率=平均销售额÷平均存货额,平均存货额=(期初存货额+期末存货额)÷2

进货时间与存货量的控制:

进货时间应控制在商品存量等于或最低存货量时。最低存货量是商品脱销的警戒线。其计算公式为:最低存货量=平均每日销售数量×(进货在途天数+销售准备天数+商品陈列天数+保险天数)。

同时商品存量也应控制在最高存货量以内:

最高存货量=平均每日销售数量×(进货在途天数+销售准备天数+商品陈列天数+保险天数+进货间隔天数)。

五、合同审批程序规定

1、报审合同必须备齐如下供应商提供的相关资料

1)营业执照副本复印件;

2)税务登记证(国税副本)复印件;

3)加盖公章的打印报价单;

4)商标注册证;

5)食品、化妆品需要有生产许可证或卫生许可证;

6)商品质量检验报告(市级卫生部门以上);

7)进口商品需有海关相关部门的证书;

8)总代理或总经销的需备有厂方的委托书或代理书;

9)供应商基本情况表;

注:引厂进店,(租凭、保底、联营)根据实际情况进行规定。

2、采购人同在备齐合同所需的相关资料后,必须认真如实地填写合同审批表,交部门主管进行合同资格审查(24小时内完成)。

3、代销合同:部门主管审查完毕,报副总经理审批后,方可签订合同并开始执行合同内容。

4、购销合同:部门主管审查完毕,传财务部经理审核,再报副总经理,经批准后方可签订合同并执行合同内容。

5  租凭合同、保低合同、联营合同:部门主管审查完毕,传财务部经理及法律顾问审核,再报副总经理,经批准方可签订合同并执行其内容。

六、外出采购或招商及出差制度

1、业务人同需外出采购或招商及出差的,必须提前一天填报出差申请表,经部门主管和副总经理审批同意后方可执行。

2、现金采购的商品,必须在进货计划审批同意后,会同公司财务人员并由财务人员携带货款,一同前往进行采购,财务人员对所采购商品价格产生疑问时,有权拒付货款,每次进行现金采购,不得少于2人。采购金额超过10万元的(含10万元),不得少于3人一同前往操作。

3、遇需紧急补货之特殊情况时,应立即向部门主管及副总经理请示,经同意后方要执行。进货采购人员必须在24小时内补办进货计划及其手续。

4、购(或招商)完毕后,所负责采购人员应及时将工作完成情况向部门主管汇报。市外采购(或招商)出差的,应在返回公司后24小时内向财务部办理费用冲帐手续,剩余货款,一并交回财务部,同时向部门主管汇报完成情况。剩余货款7天及以上不交财务的以贪污论处。

5、采购人员凡是受公司指导派加业务有关会议或活动的,在回公司的48小时内向部门主管书面汇报会议或活动的情况及分析报告。

6、凡是供应商邀请参加订货会或其他有关业务活动的,采购员必须向部门主管请示并说明活动内容,经同意后方可参加。

七、补充

1、采购员在填写新商品手工订单时,应写明供应商合同编号,商品名称、规格、产地、折扣后的进价、订货数量。

2、订单的有效期一般为714天,超过有效期送货则需重新补订货单。

3、供应商送货清与订货单不符的有下列几种情况:

A、送货单价比订货单价高的,收货区有权拒收或按单价收货,如属特殊情况则必须经采购部主管签字方可收货,采购员则在8小时内将进价与售价变更。

B、送货单价比订货单价低的,收货区按最低进价收货,采购员则在8小时内将进价与售价变更。

C、实际送货数量大于订货数量的,收货区按订单数量收货,如属特殊情况,则交采购部签字确认后方可收货,购销商品须经采购部主管签字确认。

4、采购人员在与财务人员自提商品时,必须要求对方将提货相关票据备齐,以带回公司财务部报帐,如有票据不齐,由该二人负责追回,因此造成公司损失的,均由该二人承担。

5、供应商的分类:

A类客房——经营规模、实力较大,并有较高的商誉,为同行业所周知的供应商,对商品营销、服务意识浓厚,其经销的商品畅销、知名品牌。

B类客房——经营规模、实力相当,有一定商誉的供应商,对商品营销、服务有一定认识,其经销的商品多为常规性商品商品或有一定的知名度的商品。

C类客房——经营规模、实力较小,供货经验不足的供应商,对商品营销、服务意识浅薄,其经销商品品种较为单一或属新一市的商品。

 
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